Zamanlanmış Raporlar

Zamanlanmış rapor, bir standart raporun kendiliğinden, belirli aralıklarla e-postayla gönderilmesidir. Raporlama › Zamanlanmış Raporlar kurumun zamanlamalarını listeler: hangi rapor, ne sıklıkla, kime gidiyor, sıradaki gönderim ne zaman ve son gönderim nasıl sonuçlandı.

Zamanlama kurma:

iki yoldan kurulur. Zamanlanmış Raporlar sayfasındaki Yeni Zamanlama formu rapor seçtirir. Bir raporun kendi sayfasındaki Zamanla düğmesi aynı formu ekrandaki rapor, seçimleri ve açık sütunlarıyla doldurulmuş olarak açar. İki yolda da zamanlama üst çubuktaki çalışma kapsamıyla kurulur: birim seçiliyse rapor her gönderimde o birimle ve altındaki birimlerle daralır.

Formdaki alanlar:

• Rapor ve zamanlamanın adı. Ad, listede ve e-postanın başlığında yazar.
• Dönem, yalnız dönemli raporlarda: Bugün, Dün, Bu hafta, Geçen hafta, Bu ay, Geçen ay, Son 7 gün, Son 30 gün ya da Bu yıl. Dönem her gönderimde gönderim gününe göre yeniden hesaplanır; hafta, kurumun hafta başlangıcından başlar.
• Raporun kendi seçimi, sütunları ve dosyanın biçimi (Excel ya da PDF).
• Sıklık: her gün, haftanın bir günü ya da ayın bir günü. Ayın günü olarak Son gün seçilirse rapor her ayın son günü gider.
• Saat. Kurumun saatine göredir.
• Alıcılar. Bir zamanlama en çok 20 alıcı taşır.

Alıcılar:

alıcı yalnız kurumun bir hesabı olabilir; e-posta adresi yazılarak alıcı eklenmez. Listede raporları açabilen ve indirme yetkisi olan hesaplar görünür. E-posta, hesabın giriş adresine gider.

Her alıcıya kendi dosyası:

rapor her gönderimde her alıcı için ayrı üretilir ve alıcının raporu kendi hesabıyla indirdiğinde göreceği satırları taşır. Yetki kapsamı bir birimle sınırlı olan alıcıya yalnız o birimin kayıtları gider; zamanlamayı kuran kişinin gördükleri değil. Bu yüzden aynı zamanlamanın alıcılarına giden dosyalar farklı uzunlukta olabilir.

E-posta:

ileti [email protected] adresinden gelir. Başlığında zamanlamanın adı ve dönem yazar; gövdesinde rapor, dönem, birim, seçim, kayıt sayısı ve gönderim sıklığı yer alır, dosya ektedir. Dönemde kayıt yoksa rapor yine gider ve kayıt sayısı 0 yazar. Dosya sunucuda saklanmaz.

Gönderilemeyen alıcı:

bir alıcıya dosya gönderilemezse öteki alıcıların gönderimi etkilenmez; neden zamanlamanın kaydında alıcı alıcı yazar. Başlıca nedenler: alıcının indirme yetkisi kaldırılmıştır, alıcı raporun verisinin bulunduğu ekranı artık okuyamıyordur, hesap kurumdan ayrılmıştır ya da rapor dosyanın taşıyabileceğinden uzundur (Excel 50.000, PDF 5.000 satır). Uzun rapor kesilerek gönderilmez; dönemi ya da birimi daraltmak gerekir. Listedeki Son gönderim sütunu son gönderimin sonucunu yazar: Gönderildi, Kısmen gönderildi ya da Gönderilemedi.

Kaydı açma:

zamanlamanın adına tıklayınca kaydı aynı sayfada açılır: rapor, dönem, seçimler, sütunlar, sıklık, sıradaki gönderim, bütün alıcılar ve son gönderimde her alıcıya ne olduğu. Listede ilk alıcı adıyla, kalanı sayıyla yazar. İndirme yetkisini yitirmiş alıcı kayıtta işaretlidir.

Şimdi Gönder:

satır menüsündeki ve kaydın altındaki Şimdi Gönder, raporu sıklığını beklemeden bütün alıcılarına gönderir; kime gideceğini önce sorar. Sıradaki gönderim değişmez. Yeni kurulan zamanlamayı denemek ya da bir sorunu giderdikten sonra yeniden göndermek için kullanılır.

Duraklatma ve silme:

Duraklat zamanlamayı korur ama hiçbir şey göndermez; Sürdür ile sıradaki gününden devam eder, duraklatıldığı sürede kaçan gönderimler sonradan yapılmaz. Sil zamanlamayı kaldırır; o güne kadar gönderdiği dosyaların kaydı Dışa Aktarımlar’da kalır.

Kayıt:

gönderilen her dosya Raporlama › Dışa Aktarımlar’a düşer; satırında gönderen zamanlamanın adı yazar ve dosyayı alan hesap alıcıdır.

Yetki:

Zamanlanmış Raporlar bölümünün iki yetkisi vardır ve yetki gruplarından verilir. Okuma kurumun zamanlamalarını gösterir. Yazma zamanlama kurmayı, değiştirmeyi, duraklatmayı, göndermeyi ve silmeyi açar. Rapor seçebilmek için Raporlar bölümünün okuma yetkisi de gerekir. Bu yetkiler kimseye veri açmaz: alıcı olmak, hesabın kendi başına indiremeyeceği bir dosyayı göndermez.