Standart Raporlar ve Rapor İndirme

Raporlama modülündeki Standart Raporlar, öteki modüllerdeki listelerin hazır raporlarıdır. Rapor ekranda okunur; dosya olarak indirmek ayrı bir yetkidir ve her indirme kaydedilir. Bir raporun kendiliğinden, belirli gün ve saatte e-postayla gönderilmesi Zamanlanmış Raporlar maddesinde anlatılır.

Raporlar:

• İnsan Kaynakları: Personel Listesi, İşe Giriş ve Çıkışlar, Doğum Günleri, Kıdem Listesi, Harcamalar, Görevlendirmeler, Zimmet Listesi ve Varlık Envanteri.
• Devam Kontrol: Giriş-Çıkış Hareketleri, İzin ve Mesai Talepleri ve Vardiya Çizelgesi.
• Operasyon: Lojmanda Kalanlar, Lojman Doluluğu, Servis Kullananlar ve Üniforma Dağıtımları.

Rapor kitaplığı:

Raporlama › Standart Raporlar raporları modül modül listeler. Listede yalnız açabildiğiniz raporlar görünür: kurumunuzun lisanslamadığı modülün raporu ve verisinin bulunduğu ekranı okuyamadığınız rapor listelenmez. Raporun adına tıklayınca sayfası açılır.

Raporu çalıştırma:

rapor açılır açılmaz çalışır. Dönemli raporlarda dönem hazır seçeneklerden (Bu ay, Geçen ay, Son 30 gün, Bu yıl) ya da takvimden ilk ve son gün seçilerek verilir; dönem en çok 366 gün olabilir. Bazı raporların kendi seçimi vardır: Personel Listesi’nde çalışanlar, ayrılanlar ya da tümü; Zimmet Listesi’nde çalışandakiler ya da iade edilenler; Varlık Envanteri’nde kullanımdakiler ya da düşülenler; Harcamalar’da tümü ya da onaylananlar; İzin ve Mesai Talepleri’nde talebin türü; Servis Kullananlar’da yalnız bugün kullananlar ya da biten kayıtlarla birlikte tümü; Lojman Doluluğu’nda yalnız kullanımdaki odalar ya da tümü. Dönem ya da seçim değişince rapor yeniden çalışır.

Dönemin anlamı:

Doğum Günleri’nde dönem içinde doğum günü olan, bugün çalışan kişiler gün sırasıyla listelenir ve dolduracakları yaş yazar; 29 Şubat doğumlular o günün olmadığı yıllarda 28 Şubat’ta görünür. Harcamalar’da kalemin tarihi, Görevlendirmeler’de görevlendirmenin günleri, Vardiya Çizelgesi’nde çizelgedeki gün döneme bakar. Kıdem Listesi, Varlık Envanteri, Lojman Doluluğu ve Servis Kullananlar dönemsizdir: bugünkü durumu gösterir.

Kapsam:

rapor üst çubuktaki çalışma kapsamını izler; birim seçiliyse o birimin ve altındaki birimlerin kayıtları gelir. Rapor, verisinin bulunduğu ekranda görebildiğinizden fazlasını göstermez: Personel Listesi, İşe Giriş ve Çıkışlar, Doğum Günleri, Kıdem Listesi, Harcamalar, Görevlendirmeler, Giriş-Çıkış Hareketleri, İzin ve Mesai Talepleri ve Vardiya Çizelgesi yalnız yetki kapsamınızdaki çalışanları içerir.

Sütunlar:

kimlik numarası, telefon ve e-posta gibi bazı sütunlar kapalı gelir; tablo başlığının sağ ucundaki sütun seçiciden açılır. Başlığa tıklayınca tablo o sütuna göre sıralanır. Gün, süre ve adet gibi sayı sütunlarının toplamı tablonun altında yazar. Harcamalar’da tutar toplanmaz: bir harcama birden çok para biriminde kalem taşıyabilir.

Uzun raporlar:

ekran en çok 5.000 satır gösterir; rapor daha uzunsa kaç satır gösterildiğini ve raporun tamamının kaç satır olduğunu söyler, toplam yazmaz. İndirilen dosya raporun tamamını taşır.

İndirme:

başlıktaki Excel İndir ve PDF İndir raporu seçili dönem, kapsam ve seçimle dosya olarak verir; dosya ekranda açık olan sütunları ekrandaki sırayla içerir. Excel dosyası en çok 50.000, PDF en çok 5.000 satır taşır; daha uzun rapor kesilerek verilmez, dönem ya da kapsam daraltılarak yeniden alınır. Excel’de sayılar, tarihler ve süreler hesaplanabilir değerlerdir, başlık satırı süzülebilir. Dosyada kurumun adı, raporun adı, dönem, birim, kayıt sayısı ve dosyanın ne zaman, kim için üretildiği yazar.

Dışa Aktarımlar:

dosya olarak çıkan her rapor Raporlama › Dışa Aktarımlar’a kaydedilir: rapor, dönem, birim, seçim, biçim, satır sayısı ve zaman. Zamanlanmış bir raporun e-postayla gönderdiği dosya da buraya düşer; satırında gönderen zamanlamanın adı yazar ve dosyayı alan hesap alıcıdır. Dosyanın kendisi saklanmaz. Satır menüsündeki Yeniden İndir aynı raporu aynı dönem, kapsam, seçim ve sütunlarla o günkü veriden yeniden üretir ve yeni bir kayıt bırakır; Raporu Aç raporu kaydın dönemi ve seçimiyle açar.

Yetki:

Raporlar bölümünün üç yetkisi vardır ve yetki gruplarından verilir. Okuma kitaplığı açar ve raporu ekranda çalıştırır. İndirme raporu dosya olarak almayı açar; Okuma ya da Yazma ile birlikte verilir, tek başına bir şey açmaz. Yazma herkesin indirme kayıtlarını gösterir; bu yetkisi olmayan hesap Dışa Aktarımlar’da yalnız kendisine ait kayıtları görür. Her rapor ayrıca verisinin bulunduğu ekranın okuma ya da yazma yetkisini ister: Zimmet Listesi için Zimmet, Varlık Envanteri için Varlıklar, Lojmanda Kalanlar için Lojman Tahsisleri, Lojman Doluluğu için Lojmanlar yetkisi gibi.